Les applications en accès anticipé sont des services et des produits développés par les équipes Google qui ne sont pas encore des services Google Workspace principaux ou supplémentaires. Le paramètre "Applis en accès anticipé" vous permet de mettre ces produits et services à la disposition des membres de votre organisation.
Certaines applications en accès anticipé deviennent des services Google Workspace supplémentaires ou principaux. Le nouveau service dispose alors de ses propres paramètres et de sa propre page dans le centre d'aide, et n'est plus géré à l'aide du paramètre "Applis en accès anticipé".
Contrôler qui peut utiliser les applications en accès anticipé
En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler qui utilise les applications en accès anticipé :
- Les applications en accès anticipé sont désactivées par défaut pour toutes les éditions.
- Le paramètre vous permet d'activer ou de désactiver toutes les applications en accès anticipé. Vous ne pouvez pas les activer ni les désactiver individuellement.
- Éditions Google Workspace for Education : les utilisateurs de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à utiliser les applications en accès anticipé avec leur compte Google Workspace for Education, même si le paramètre "Applis en accès anticipé" est activé. Pour en savoir plus, consultez Contrôler l'accès aux services Google selon l'âge.
- Par défaut, les applications en accès anticipé ne peuvent pas accéder aux services principaux.
Avant de commencer:si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.
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Connectez-vous à la Console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous n'utilisez pas de compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
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Accédez à Menu
Applications > Autres services Google.
Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Dans la liste de tous les services, faites défiler la page jusqu'au paramètre Applis en accès anticipé, puis cliquez dessus. La page Paramètres des applications en accès anticipé s'ouvre.
- Sur la page Paramètres des applications en accès anticipé, cliquez sur État du service.
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Pour activer ou désactiver un service pour tous les membres de votre organisation, cliquez sur Activé pour tous ou sur Désactivé pour tous, puis sur Enregistrer.
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(Facultatif) Pour activer ou désactiver un service pour une unité organisationnelle :
- Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée.
- Pour modifier l'état du service, sélectionnez Activé ou Désactivé.
- Choisissez une option :
- Si l'état du service est défini sur Hérité et que vous souhaitez conserver le paramètre mis à jour, même si le paramètre parent est modifié, cliquez sur Remplacer.
- Si l'état du service est défini sur Remplacé, cliquez sur Hériter pour rétablir le paramètre parent, ou cliquez sur Enregistrer pour conserver le nouveau paramètre, même si le paramètre parent est modifié.
Remarque : En savoir plus sur la structure organisationnelle
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(Facultatif) Pour activer un service pour un ensemble d'utilisateurs au sein d'une ou de plusieurs unités organisationnelles, sélectionnez un groupe d'accès. Pour en savoir plus, consultez Personnaliser l'accès aux services avec des groupes.
Gérer l'accès des applications en accès anticipé aux services principaux
Lorsque les applications en accès anticipé sont activées, elles disposent d'un accès minimal aux données Google Workspace nécessaires à leur fonctionnement. Toutefois, il se peut que cet accès ne soit pas suffisant pour utiliser certaines de leurs fonctionnalités.
Pour autoriser ces applications à accéder aux services principaux dans Google Workspace (afin d'effectuer des actions comme exporter vers Gmail et enregistrer dans Google Drive), vous pouvez activer les autorisations d'accès aux données principales pour tous les utilisateurs de votre organisation ou seulement certains.
Avant de commencer:si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.
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Connectez-vous à la Console d'administration Google avec un compte administrateur.
Si vous n'utilisez pas de compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.
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Accédez à Menu
Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Dans la liste de tous les services, faites défiler la page jusqu'au paramètre Applis en accès anticipé, puis cliquez dessus. La page Paramètres des applications en accès anticipé s'ouvre.
- Sur la page Paramètres des applications en accès anticipé, cliquez sur Autorisations d'accès aux données principales.
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(Facultatif) Si vous souhaitez n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sélectionnez sur le côté une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé). Voir la marche à suivre
Les paramètres de groupe remplacent les unités organisationnelles. En savoir plus
- Cliquez sur Autoriser les utilisateurs de votre organisation à accéder à Google Workspace et aux données client à l'aide d'applications en accès anticipé.
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Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Remplacer pour un unité organisationnelle.
Pour restaurer ultérieurement la valeur héritée, cliquez sur Hériter (ou Non défini pour un groupe).
Quand une application en accès anticipé obtient ses propres paramètres d'activation
Google fait une annonce lorsqu'une application en accès anticipé devient un service Google ou qu'elle va être abandonnée. Si une application en accès anticipé devient un service Google :
- À partir du 30 juillet 2024, le service sera automatiquement activé pour les utilisateurs dans l'une des conditions suivantes:
- La préférence pour les nouveaux produits est définie sur Activé lors de la publication (Console d'administration > Compte > Paramètres du compte > Préférences).
- L'état du service est défini sur Activé pour tous les utilisateurs (Console d'administration > Applications > Services Google supplémentaires > Applications en accès anticipé).
- Pour désactiver automatiquement l'application lorsqu'elle devient un service, vous devez désactiver à la fois la préférence pour les nouveaux produits et le paramètre d'état du service.
- Une fois que le service devient un service Google supplémentaire, vous pouvez gérer l'accès via son paramètre d'état du service dans la console d'administration.
